Assistant(e) PPE H/F

Pour le compte de notre client basé à Lausanne, nous recherchons un(e) Assistant(e) PPE dans le cadre d’un poste fixe à 100%

Vos responsabilités :

Gestion administrative et organisationnelle :

• Préparation des convocations et documents pour les assemblées générales
• Rédaction et synthèse des procès-verbaux d’assemblées de PPE
• Suivi des décisions prises en assemblée
• Correspondance avec les copropriétaires, fournisseurs, et intervenants externes
• Mise à jour des bases de données et documents officiels

• Suivi des dossiers techniques et coordination des interventions
• Soutien dans la gestion des relations avec les copropriétaires

• Coordination de l’entretien des immeubles et des travaux dans les parties communes
• Gestion des sinistres (dommages, assurances, réparations)
• Suivi des contrats avec les entreprises partenaires (conciergerie, maintenance, etc.)

• Vérification et suivi des factures liées aux PPE
• Aide à la préparation du bouclement annuel
• Suivi budgétaire et administratif des charges PPE

• Réponse aux demandes des copropriétaires
• Gestion des appels et courriels entrants
• Interface entre les différents acteurs internes et externes

• Minimum 3 ans dans un poste similaire (gestion PPE, gérance immobilière) ou activité jugée équivalente
• Compétences rédactionnelles solides : excellente orthographe, capacité de synthèse, aisance dans la rédaction de procès-verbaux
• Connaissances techniques : bonnes notions en technique du bâtiment (suivi de travaux, interventions, terminologie technique)
• Sens de l'organisation : méthode, rigueur et gestion des priorités dans un environnement dynamique
• Autonomie et proactivité : capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant étroitement avec l’administratrice PPE
• Communication : très bon relationnel, diplomatie et sens du service client
• Informatique : maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, Outlook), la connaissance d’un logiciel immobilier (type REM, Quorum, AbaImmo, etc.) est un atout